تعریف قانون پارکینسون
بیش از شش دهه از زمانی که قانون پارکینسون در نشریه اکونومیست مطرح شد می‌گذرد.
جمله‌ی نخست آن مقاله، همان چیزی است که امروز به عنوان تعریف قانون پارکینسون در مدیریت مطرح می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد:
“کار آنقدر ادامه پیدا می‌کند و توسعه می‌یابد تا تمام زمانی را که به آن اختصاص داده‌ایم پر کند.”
همه‌ی ما در بسیاری از سازمان‌های بوروکراتیک دیده‌ایم که یک کارشناس، هشت ساعت زمان لازم دارد تا چهار نامه را بررسی و امضا کند.
کارشناس دیگری ممکن است طی هشت ساعت صرفاً دو نامه را بخواند و فرد دیگری چهل نامه را بررسی کرده و به فرد یا سازمان مربوطه ارجاع دهد.
ظاهراً مهم‌ترین عاملی که مشخص می‌کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد این است که چقدر زمان برای آن کار در نظر می‌گیریم!
این قانون، می‌تواند توضیحات ریاضی و آماری و روانشناسی هم داشته باشد.
البته در مقاله‌ی اکونومیست، اشاره‌ی مستقیم به موقعیت‌های شغلی در سازمان‌های بزرگ بوروکراتیک است و بحث در مورد قانون پارکینسون با این مثال آغاز می‌شود:
فرض کنید یک مدیر، به تدریج احساس می‌کند که کارش زیاد است.
دقت کنید که ما می‌گوییم: احساس می‌کند.
ممکن است کار او واقعاً زیاد باشد و یا اینکه به خاطر بالا رفتن سن، نتواند همان کاری را که در گذشته به سادگی انجام می‌داده، انجام دهد.
او اکنون سه راه پیش رو دارد:
- استعفا بدهد و بگوید حجم کار، فراتر از توانایی اوست.
- بگوید بخشی از کار را به همکارش بدهند.
- درخواست کند تا یک یا دو کارمند به مجموعه‌ی زیردستانش اضافه شوند.
بعید است کسی راه اول را انتخاب کند. راه دوم هم به تولید رقیب و تشدید رقابت منجر می‌شود.
پس احتمالاً راه سوم انتخاب خواهد شد.
البته در ادامه، پس از افزوده شدن دو نفر جدید، آنها هم برای خود و برای سرپرست خود، کار ایجاد خواهند کرد که بخشی از این مسئله، اجتناب ناپذیر است و بخش دیگر، تمایل ناخودآگاه هر یک از افراد برای پر کردن ساعت کار و توجیه پذیر نمودن موقعیت شعلی خود و همکاران است.
به این شیوه، اصطکاک سازمانی افزایش می‌یابد و تعاملات و برقراری ارتباط و هماهنگی‌ها، زمان بیشتری خواهد خواست و در نهایت، می‌بینیم که:
اگر کاری که توسط یک نفر انجام می‌شده را به هفت نفر واگذار کنیم، بعد از مدتی متوجه خواهیم شد که این کار، واقعاً به هفت نفر نیاز داشته است!
قانون پارکینسون ابتدا فقط در مورد زمان به کار می‌رفت.
اما به سرعت در زمینه‌های دیگر هم مورد استفاده قرار گرفت. خصوصاً وقتی نورث کوت پارکینسون، کتاب قانون پارکینسون (Parkinson’s Law) را هم منتشر کرد و مثال‌ها و مصداق‌های متعدد دیگری از قانون پیشنهادی خود را مطرح کرد.
امروز قانون پارکینسون شکل عمومی‌تری یافته است:
اگر برای یک هدف یا یک فعالیت یا یک پروژه، منابعی بیش از حد مورد نیاز اختصاص دهید، آن منابع به هر حال مورد استفاده قرار خواهند گرفت!
با این تعریف کلی، می‌توان مصداق‌های زیادی از قانون پارکینسون را حتی در خارج از حوزه‌های مدیریت تصور کرد:
- مهم نیست که حجم Flash Memory که برای ذخیره‌ی اطلاعات خود انتخاب می‌کنیم، چقدر باشد. به هر حال، دقیقاً همه‌ی آن حجم پر خواهد شد.
- مهم نیست که سرعت و حافظه‌ی موبایل ما چقدر باشد، به هر حال پُر و کُند خواهد شد.
- مهم نیست که کمد ما چقدر باشد. به هر حال برای لباس‌ها جا کم خواهیم آورد.
در ادامه راهکارهای مقابله با این مشکل رو بررسی خواهیم کرد.
راه‌هایی برای شکست دادن قانون پارکینسون
۱. بخش‌بندی کارها
همیشه سعی کنید وظایف و کارهای مختلف را به بخش‌هایی تقسیم کنید. اغلب وقتی کارهای زیادی به سرتان می‌ریزد و برای انجام آنها فرصت زیادی دارید، سر‌و‌کله‌ی قانون پارکینسون پیدا می‌شود. این مسئله کاملا نامحسوس رخ می‌دهد و به نظرتان می‌رسد که وقت زیادی برای شروع کارها در اختیار دارید. بهترین روش برای پرهیز از افتادن در چاله‌ی چنین توهمی این است که کارهای بزرگ و متعدد خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم و برای انجام هر یک بازه‌های زمانی تعیین کنید.
بازه‌های زمانی تعیین‌شده برای به پایان رساندن هر بخش از کار نوعی حالت اضطرار را به شما تلقین می‌کنند تا در حین مدیریت فعالیت‌های مختلف تمرکز و انگیزه‌‌‌تان برای انجام کارها کم نشود و برای به پایان رساندن آنها قدرت و تمرکز لازم را به‌دست بیاورید و بتوانید پیشرفت کنید.
برای هر کار و وظیفه‌ای که برعهده دارید، قلمرو و محدودهی زمانی تعیین کنید. باید تصمیم بگیرید که چه کارهایی را و در چه زمانی لازم است انجام بدهید. این بخش‌بندی و تقسیم کارها نوعی برنامه‌ریزی عملی محسوب می‌شود. برای هر بخش از فعالیت، زمان و تاریخ مشخصی تعیین کنید تا بتوانید میزان پیشرفت‌تان را در خلال تکمیل کار ارزیابی کنید. در برنامه‌ریزی خود زودترین زمان ممکن را برای شروع هر بخش از کار در نظر بگیرید.
باید بدانید که برای تکمیل و انجام هر فعالیت به چه منابع و امکاناتی نیاز دارید و برای فراهم کردن آنها اقدامات لازم را انجام بدهید. هماهنگ کردن امور با حسابدار، تشکیل تیم، سفارش مصالح و … .هر یک گامی است که شما را به پایان کار نزدیک‌تر می‌کند. به این شکل میتوانید قانون پارکینسون را دور بزنید و با تقسیم‌بندی کارها و برنامه‌ریزی از امروز و فردا کردن دور بمانید.
۲. شناخت معنای «پایان»
تخمین زمان پایان کار همیشه آسان نیست. هرقدر کمال‌گراتر و ایده‌آل‌گراتر باشید امکان اسارت‌تان در قانون پارکینسون بیشتر خواهد بود. زیرا در این‌صورت همیشه چیزی برای تکمیل و تغییر می‌بینید و باز هم زمان بیشتری برای انجام هر فعالیت در نظر می‌گیرید. نکته‌ی مهم این است که به‌جای تمرکز بر کمیت کار انجام‌شده مثلا تعداد ساعات یا صفحاتی که مطالعه کرده‌اید به کیفیت بالاتر بیندیشید؛ وقتی در مورد کیفیت به نتیجه‌ی مطلوب رسیدید یعنی در خط پایان قرار گرفته‌اید. باید بدانید خط پایان کجاست تا از اضافه‌کاری مصون باشید.
۳. تعیین مرزهای مشخص
بیشتر اوقات قانون پارکینسون وقتی رخ می‌نماید که تعداد کارها و مسئولیت‌هایتان خیلی زیاد می‌شود. به هر قیمتی که شده از این مهلکه فرار کنید، در غیراین‌صورت روزها را درگیر کار سپری می‌کنید بدون اینکه بتوانید آنها را به سرانجام برسانید و نتیجه‌ی شایسته‌ای بگیرید. ضمن اینکه با وجود وظایف مختلف اوضاع بدتر و بدتر می‌شود.
برای اینکه از قانون پارکینسون در امان باشید و کارها را زودتر تمام کنید، سعی کنید تا جایی که می‌شود در هر زمان مشخص تنها به یک کار بپردازید و از حواس‌پرتی‌های مختلف به دور باشید. به این منظور باید برای هر کار مرز مشخصی تعیین کنید. محدوده‌های زمانی مشخص باعث افزایش بهره‌وری و اثربخشی شما می‌شود.
مثلا برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌های خود فقط ۵ دقیقه زمان اختصاص بدهید. باور کنید در این مرز محدود و مشخص قابلیت مدیریت اوضاع را کاملا به‌دست خواهید داشت و همه‌ی کارها را سریع‌تر انجام خواهید داد. پاسخ‌های شما به افراد و پیام‌ها نیز باید محدود و مشخص باشد. در واقع باید مختصر و مفید حرف بزنید و پیام بدهید. اگر نگران هستید که این کار ممکن است بی‌ادبی تلقی شود، میتوانید در مورد محدودیت زمانی خود و تلاش‌تان برای مدیریت اوضاع توضیح بدهید. با این نوع برنامه‌ریزی و اقدام مطمئن باشید که سریع‌تر به همه‌ی کارهای خود می‌رسید.
۴. تغییر دادن خود
اختصاص محدودهی زمانی به فعالیت‌های مختلف باعث می‌شود مغز در یافتن راه‌هایی برای انجام امور در زمان کم مهارت پیدا کند. هنگام برنامه‌ریزی هیچگاه نقاط امنی برای گریز از برنامه یا اضافه کردن زمان در نظر نگیرید زیرا اگر کمی راحت‌تر و بازتر برنامه‌ریزی کنید دوباره در دام قانون پارکینسون خواهید افتاد.
برنامه‌ی زمان‌بندی شما برای انجام هر فعالیتی باید واقع‌بینانه و انجام‌شدنی باشد. سعی کنید زمان لازم را به‌درستی برآورد کنید و به آن پایبند باشید. زودتر یا دیرتر تعیین کردن مهلت لازم برای کار صحیح نیست. نه بیهوده با تعیین مهلتی غیرواقع‌بینانه به کارمندان، تیم کاری و خودتان فشار بیاورید و نه دیرتر از آنچه باید زمان طلب کنید. نباید روابط‌تان را با مشتری و ارباب‌رجوع بیهوده دستخوش بی‌اعتمادی و … کنید.
باید از پناهگاه امن‌تان خارج شوید و خود و دیگران را به انجام کارهای متفاوت تشویق کنید. یادتان باشد خروج از کنج آسایش برای همه کمی دشوار است پس آن را به‌عنوان چالش در نظر بگیرید، نه تهدیدی آزاردهنده. این چالش را با در نظر گرفتن پاداش و جایزه برای خود و دیگران جذاب کنید. از تعیین تنبیه و مجازات پرهیز کنید تا انگیزه بیشتری داشته باشید.
۵. تعیین جایزه برای سرعت عمل
یکی از دلایل رواج قانون پارکینسون در هر کسب‌وکاری این است که معمولا برای به پایان رساندن زودتر از موعد کارها یا سرعت عمل افراد انگیزشی در کار نیست:
کارتان سریع‌تر تمام شده؟ کار بیشتری برای شما در نظر داریم؛
سرعت شما خیلی بالاست، پس می‌توانیم ضرب‌الاجل کاری‌تان را تغییر بدهیم.
حتی مدیران نیز گاهی اسیر قانون پارکینسون می‌شوند و تمایل به طولانی کردن امور دارند. گاهی علت کِش دادن کارها ترس و تردید از کار و فعالیت بعدی است. اما در جایگاه مدیر و رئیس حتما باید کارها را در زمان خود و حتی زودتر انجام بدهید و این شیوه‌ی عملکرد را به همکاران و کارمندان خود نشان بدهید.
برای انجام کارها امتیاز و پاداش در نظر بگیرید. مثلا به خود بگویید اگر این کار را در زمان موردنظر تمام کنم و به نتیجه برسانم، می‌توانم کمی استراحت کنم، به هواخوری بروم یا در اینترنت چرخی بزنم و خستگی درکنم.
یادتان باشد این پاداش و جایزه را تنها در صورتی برای خود در نظر بگیرید که به نتیجه‌ی مطلوب و موردنظرتان برسید و صرفا گذراندن زمان و نرسیدن به نتیجه مشمول جایزه نخواهد بود.
۶. شناسایی گام بعدی
گاهی اوقات بیش از حد به انجام کاری می‌پردازیم و برای آن وقت می‌گذاریم. علت این است که نمی‌دانیم در گام بعدی باید چه کنیم. برای رفع این مشکل باید همیشه هنگام برنامه‌ریزی یادتان باشد که پس از اتمام کار و فعالیت فعلی، کارهای دیگری برای انجام دادن دارید و در واقع توقفی در کار نیست.
بدون توقف جلو بروید و زیاد تعلل و تفکر نکنید. حتی بزرگان هم معتقدند فکر کردن بیش از حد باعث مکث و توقف کارها می‌شود. سعی کنید با تکیه بر شهود و به‌صورت غریزی جلو بروید و تلاش کنید.
۷. استفاده از قانون پارکینسون با تغییر بازی
ا
اگر از سازو کار قانون پار کینسون به‌خوبی آگاه باشید به‌سادگی میتوانید در مقابل آن بایستید و حتی از کارکرد آن به نفع خود بهره ببرید. بعضی کارها همت و برنامه‌ریزی فوق‌العاده‌ای می‌خواهد و ترس از آنها باعث بروز قانون پارکینسون می‌شود. در این حالت باید در مورد چنین فعالیت‌هایی قاطعانه اطلاع‌رسانی عمومی کنید. به همه درباره‌ی این هدف بگویید طوری که دیگر از ترس آبروی‌تان هم که شده برای رسیدن به هدف‌تان تلاش کنید و در مدت زمانی که اعلام کرده‌اید به آن دست بیابید.
در این مسیر ترشح آدرنالین هم شما را همراهی خواهد کرد. مثلا همین سفر کردن به ماه را در نظر بگیرید. اگر قضیه جهانی و علنی نشده بود، امور مختلف و هماهنگی‌های لازم برای آغاز و مدیریت این سفر شاید اصلا به نتیجه نمی‌رسید. پس با شناخت قانون پارکینسون و استفاده از آن به نفع خود، می‌توان قاعده‌ی بازی را کاملا تغییر داد.